Indeks osobowy

Na podstawie Zarządzenia nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 26 I 1974 r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych.

1. Indeksem osobowym należy objąć nazwy własne osób fizycznych wymienionych w poszczególnych tytułach lub regestach jednostek wpisanych do inwentarza. Mogą to być:
a) nazwiska osób;
b) nazwiska rodzin lub nazwy rodów;
c) pseudonimy osób.
2. Nazwy urzędów, przedsiębiorstw, organizacji i innych instytucji lub osób prawnych należy uwzględnić w indeksie przedmiotowym.
3. Jeżeli tytuł jednostki inwentarzowej dotyczy kilku osób lub rodzin, każda z nich otrzymuje odrębne hasło indeksowe.
4. Nie podlegają indeksowaniu nazwiska i imiona osób lub rodzin użyte symbolicznie, np.:
a) w nazwach ulic (ul. Sienkiewicza), kościołów (kościół pod wezwaniem św. Jana Kantego) itp.;
b) w tytułach lub stanowiskach (Szambelan Dworu Króla Stanisława Augusta, Tajny Radca Dworu Króla Fryderyka itp.);
c) w nazwach osób prawnych (Biblioteka im. E. Raczyńskiego w Poznaniu, Uniwersytet im. M. Kopernika w Toruniu itp.);
d) w nazwach pomników, kwiatów, przedmiotów, urządzeń itp. (pomnik Tadeusza Kościuszki, statek Stefan Batory itp.).
5. Nazwy grup osobowych, szczepów, ludów, narodów (mieszkańców określonych terytoriów) oraz nazwy etnicznych grup osobowych, nie związanych z nazwą geograficzną, wprowadza się do indeksu geograficznego.
6. W haśle indeksowym, obok nazwiska i imienia osoby, podaje się dalsze elementy wyróżniające osobę, jak np.:
a) przydomki, naukowe, zawodowe, piastowane urzędy, inne, jak: ojciec, syn, wnuk, ewentualnie także daty urodzenia lub śmierci podajemy tylko wtedy gdy są niezbędne do identyfikacji osób (przykładowo gdy istnieje kilka osób o tym samym imieniu i nazwisku).
7. Nazwiska podwójne należy uwzględnić w indeksie dwa razy; drugi raz z odsyłaczem (np. Górska-Dąbrowska Helena 127, Dąbrowska-Górska Helena, zob. Górska-Dąbrowska).
8. Nazwiska z przydomkami i pseudonimami traktuje się analogicznie jak nazwiska podwójne.
9. Wszystkie występujące w inwentarzu akt równoważniki odmiany nazwiska i imienia tej samej osoby sprowadza się do nazwiska najbardziej znanego. Odmiany te uwzględnia się w indeksie z odsyłaczem do hasła głównego.
10. Nazwiska i imiona indeksowanych osób należy w zasadzie redagować w pierwszym przypadku i liczbie pojedynczej.
11. Nazwiska rodzin, rodów, małżeństw, dzieci, innych potomków, spadkobierców itp. mogą występować w dopełniaczu i liczbie mnogiej tylko wtedy, gdy uwzględnienie ich w pierwszym przypadku i liczbie pojedynczej zniekształciłoby treść indeksowanej pozycji inwentarza (np. Czartoryscy-ród, Czarnkowscy-rodzina, Grabowskich dzieci, Potulickich spadkobiercy itd.).
12. Skróty nazwisk i imion należy rozwiązywać na podstawie ogólnej znajomości przedmiotu jedynie w przypadkach nie budzących wątpliwości (np. w haśle sygnalizującym jednostkę inwentarzową pt. „Sprawozdania namiestnika A.G. w inwentarzu zespołu „Namiestnika Kraju Warty Artura Greisera należy podać pełne nazwisko i imię).
13. Brakujące w oryginalnych (pochodzących z epoki) tytułach pozycji inwentarzowych imiona i nazwiska (względnie tylko imiona lub nazwiska) należy uzupełnić w nawiasie prostokątnym (tam gdzie jest to możliwe) już w tekście inwentarza.
14. Pisownia nazwisk i imion osób uwzględnionych w indeksie winna być zgodna z tytułem pozycji inwentarzowej.
a. Do inwentarzy sporządzonych w języku rosyjskim należy stosować następujące zasady:
1) nazwiska i imiona osób narodowości rosyjskiej transkrybować według ogólnych zasad;
2) polskie nazwiska i imiona podawać w języku polskim.
b. Do inwentarzy sporządzonych w języku niemieckim stosować należy następujące zasady:
1) nazwiska osób pochodzenia polskiego, występujące w inwentarzach zespołów akt wytworzonych przez b. urzędy pruskie i innych twórców zespołów na terenie b. zaboru pruskiego i ziem odzyskanych w 1945 r. należy podawać zgodnie z tytułem jednostki inwentarzowej. Jednakże imiona znanych polskich działaczy społeczno-politycznych winny mieć polskie brzmienie (np. Karol Libelt, a nie Karl Libelt, podobnie Jan Działyński, a nie Johannes Działyński);
2) nazwiska i imiona Polaków występujące w inwentarzach zespołów akt wytworzonych na terenach okupowanych przez aparat władzy i administracji hitlerowskiej należy podawać w pisowni polskiej (np. Kosecki, a nie Kossetzki, Wiśnieski, a nie Wischniewski).
15. Nazwiska pochodzenia geograficznego i rzeczowego występujące w inwentarzach do zespołów akt wytworzonych w XIX w., w okresie kiedy nie rozróżniano zmiękczeń lub stwardnień, należy pisać poprawnie (np. Żabiński zamiast Zabiński, Świdnicki zamiast Swidnicki).
16. Imiona papieży i panujących (ewentualnie świętych) należy wprowadzić do indeksu w języku polskim, np. Jan XXIII, a nie Johannes XXIII, Franciszek Józef, a nie Franz Joseph.
17. Zbiorcze akta osobowe podawać w indeksie przedmiotowym.
18. Nazwiska osób występujących w znacznej większości regestów mogą być pomijane w indeksie z zaznaczeniem jednak tego faktu na początku indeksu osobowego.