I. Dzieje urzędu

Okupacja południowych terenów Królestwa Polskiego, zajętych przez wojska austriackie w trakcie działań wojennych 1914 i 1915 r., postawiła przed władzami Austro-Węgier konieczność ustanowienia struktur administracyjnych. Początkowo władzę sprawowały komendy etapowe operujących armii 1, 2 (6). Przełamanie na początku maja 1915 r. frontu pod Gorlicami i wycofanie się Rosjan z Kongresówki doprowadziło do stabilizacji sytuacji na obszarach położonych na lewym brzegu Wisły. Naczelna Komenda Armii (Armeeoberkommando - AOK) powołała 17 maja dwa gubernatorstwa wojskowe (Militärgouvernement): w Piotrkowie, dla dotychczasowego obszaru etapowego 6 armii (powiaty Końskie, Noworadomsk (Radomsko), Opoczno i Piotrków), i w Kielcach, z chwilową siedzibą w Miechowie, dla obszaru etapowego 1 armii (powiaty Dąbrowa, Jędrzejów, Kielce, Olkusz, Miechów, Opatów, Pińczów, Sandomierz, Stopnica z siedzibą władz w Busku i Włoszczowa).

Struktura wewnętrzna gubernatorstw wojskowych wywodziła się z organizacji komend etapowych armii i przedstawiała się następująco. Kierownictwo stanowili gubernator i szef sztabu. Istniały dwa oddziały: Wojskowy i Cywilny. Oddział Wojskowy składał się z pododdziałów: Dyrekcji Kancelarii, Żandarmerii, Spraw Technicznych i Intendentury. Oddział Cywilny miał następujące pododdziały: Polityczny (z referatami - polityczym, sanitarnym, weterynaryjnym, technicznym, rolniczym, handlowym), Policyjny i Skarbowy. W skład struktury gubernatorstwa wchodził także sąd gubernialny. Obowiązki gubernatora pełnił w Piotrkowie płk. Hefelle, a w Miechowie - płk. Mierka. W czerwcu 1915 r. powołano na stanowisko gubernatora w Piotrkowie gen. mjra K. Lustiga, a w Kielcach gen. mjra E. Dillera.

Oddalenie się frontu od granic Królestwa Polskiego stworzyło możliwość wyłączenia większości terenów spod administracji komend etapowych armii i podporządkowanie ich jednej władzy. Na mocy rozporządzenia Naczelnego Wodza z 25 VIII 1915 r. utworzono Generalne Gubernatorstwo Wojskowe w Polsce (Militärgeneralgouvernement in Polen - MGG in Polen), które rozpoczęło działalność 1 września w Kielcach, a 1 października przeniesione zostało do Lublina (Militärgeneralgouvernement in Lublin). Nowej władzy okupacyjnej podlegało 17 komend powiatowych po lewej stronie Wisły (Busk, Dąbrowa, Jędrzejów, Kielce, Końskie, Kozienice, Miechów, Olkusz, Opatów, Opoczno, Pińczów, Piotrków, Radom, Radomsko, Sandomierz, Wierzbnik i Włoszczowa) oraz 7 komend po prawej stronie Wisły (Biłgoraj, Janów, Krasnystaw, Lubartów, Lublin, Puławy i Zamość). Do okupacji austriackiej należała też enklawa na Jasnej Górze. W czerwcu 1916 r. przyłączono jeszcze trzy powiaty wschodnie, znajdujące się dotąd w administracji komend etapowych: chełmski, hrubieszowski i tomaszowski. Generalne Gubernatorstwo Wojskowe było strukturą wojskową i typowe jej cechy, np. hierarchizm i centralizm, ciążyły na organizacji i funkcjonowaniu władz okupacyjnych. Na czele lubelskiego gubernatorstwa stał generalny gubernator, jego zastępca i szef sztabu. Generalnymi gubernatorami byli kolejno: w Kielcach, a potem w Lublinie - gen. mjr Erich Diller, od 19 V 1916 r. - gen. Karol Kuk, od 2 V 1917 r. - gen. mjr Stanisław Szeptycki, a od 20 II 1918 r. - gen. Antoni Liposcak. W skład Sekcji Wojskowej (Militär Sektion - MS), którą kierował szef sztabu, wchodziły następujące oddziały:

1. Oddział Prezydialny (Präsidialabteilung) z referatami: sztabu generalnego (I), personalnym (II), wojskowo-politycznym (III), komunikacji i umocnień (IV), budownictwa wojskowego (V), samochodowym (VI), szeregowców i stanu oddziałów (VII), koni i taboru (VIII).

2. Oddział Żandarmerii (Gendarmerieabteilung - IX).

3. Oddział Straży Skarbowej (Finanzwachabteilung - X).

4. Dyrekcja Kancelarii (Kanzleidirektion - XI).

5. Oddział Sztabowy (Stabsabteilung - XII).

6. Oddział Duszpasterstwa Polowego (Feldsuperiorat - FS).

7. Intendentura (Intendanz - J).

8. Oddział Wywiadowczy (Nachrichtenabteilung - NA).

Na czele Sekcji Administracyjnej (Verwaltungs Sektion) stał krajowy komisarz cywilny. W jej skład wchodziły:

1. Oddział Administracyjny (Politische und polizische Abteilung) z referatami: polityczno-administracyjnym (A), policyjnym (B), szkolnym (C), sanitarnym (D), przemysłowym i socjalno-politycznym (E), rolnym (F), leśnym (G), budowlanym, technicznym, górniczym i opieki społecznej (N).

2. Oddział Skarbowy (Finanzabteilung - FA).

3. Oddział Sądownictwa Karnego (Strafgerichtbarkeitsabteilung - SJ).

4. Oddział Sądownictwa Cywilnego (Zivilgerichtbarkeitsabteilung - ZJ).

Oprócz tego istniały Instytucje Gospodarcze Zarządu Wojskowego (Wirtschaftliche Betriebe der k. u k. Militärverwaltung). Należały do niego:

1. Dyrekcja Dóbr i Lasów (Forst- und Güterdirektion).

2. Wojskowy Urząd Górniczy (Militärische Bergamt).

3. Biura Wywiadowcze dla Obrotu Towarowego (Auskunftstellen für Warenverkehr).

Organami administracji lokalnej były komendy powiatowe (do roku 1917 nazywane komendami obwodowymi). W skład komendy wchodził Oddział Wojskowy i Oddział Administracyjny, Sąd Wojskowy, Komenda Żandarmerii, Urząd Leśny i Komisariat Policji.

Dodatkowym czynnikiem kształtującym relacje między władzami wojskowymi i cywilnymi był rozwój sytuacji na froncie i w monarchii austro-węgierskiej. W początkowym okresie, gdy władze austriackie nastawione były na szybkie przyłączenie opanowanie terenów, ich eksploatację gospodarczą i zapewnienie porządku na zapleczu frontu, zdecydowaną przewagę miał czynnik wojskowy. M. in. szefowi sztabu podporządkowano nie tylko sekcję wojskową, lecz także referaty gospodarcze.

Nowa organizacja wewnętrzna Generalnego Gubernatorstwa weszła w życie 1 VIII 1916 r. Kierownictwo stanowili generalny gubernator, jego zastępca, szef sztabu i szef cywilny. Sekcją Wojskową kierował szef sztabu, Krajowym Komisariatem Cywilnym - szef cywilny. Na czele nowoutworzonej Sekcji Gospodarczej (Wirtschaftliche Sektion - WS) stał oficer sztabu generalnego, podległy szefowi sztabu. Nowa Sekcja Gospodarcza objęła, obok dotychczasowych referatów i instytucji gospodarczych, także nowe oddziały.

W Wydziale Gospodarczym (Wirtschaftausschuss) znalazły się:

Centrala Spożytkowania Płodów Rolnych (Ernteverwertungszentrale - EV).

Centrala Surowców (Rohstoffzentrale - RS).

Oddział Wywozu (Ausfuhr- und Abschubsabteilung - AF).

Poza Wydziałem Gospodarczym w Sekcji Gospodarczej znajdowały się:

Grupa Rolnicza (Landwirtschaftliche Gruppe - WF)

Grupa Leśna z Dyrekcją Dóbr i Lasów (Forstliche Gruppe, Forst- und Güterdirektion - FD)

Grupa Przemysłowa (Gewerbliche Gruppe - WE)

Referat Aprowizacyjny (Approvisionierungsreferat - Ap.)

Urząd Statystyczny (Statistisches Amt - Stat.)

W listopadzie 1916 r. utworzono w ramach Krajowego Komisariatu Cywilnego - Biuro Szefa Cywilnego (Bureau des Zivilchefs). W końcu grudnia powstał przy Generalnym Gubernatorstwie Wydział Aprowizacyjny (Approvisionierungsausschuss).

Zmiana kursu politycznego Austro-Węgier w stosunku do sprawy polskiej po ogłoszeniu aktu z 5 XI 1916 r. znalazła wyraz w zmianach w organizacji wewnętrznej wprowadzonej w 1917 r. przez nowego generalnego gubernatora gen. Stanisława Szeptyckiego. Zmiany w Sekcji Wojskowej (powołano Oddział Grobów Wojennych - Kriegsgräberabteilung - X) i Krajowym Komisariacie Cywilnym (Wydział Sądownictwa Cywilnego przekształcono w Wydział Prawny - Rechtsabteilung, oraz przydzielono Urząd Statystyczny i Komisję Naukową, poprzednio w Sekcji Wojskowej) były niewielkie. Czynnik wojskowy uległ osłabieniu, a cywilny wzmocnieniu. Podniesiono pozycję komisarza cywilnego. Podlegał teraz bezpośrednio generalnemu gubernatorowi, a nie jak dotychczas za pośrednictwem szefa sztabu. Szef cywilny został członkiem kierownictwa gubernatorstwa, a usamodzielniona Sekcja Administracyjna przemianowana na Krajowy Komisariat Cywilny. W ramach rozwiązania austro-polskiego lansowanego od maja 1917 r. przez gen. Szeptyckiego gubernatorstwo przekazało szereg swoich uprawnień władzom polskim. Dotyczyło to - oprócz sądownictwa i szkolnictwa - także gospodarki. Zmiany w sposobie organizacji produkcji i skupu artykułów rolnych spowodowały istotne przekształcenia w Sekcji Gospodarczej MGG. Pod koniec 1917 r. w jej skład wchodziły referaty lub oddziały: Rolniczo-Organizacyjny, Rolniczo-Administracyjny, Centrala Spożytkowania Płodów Rolnych, Aprowizacyjny, Grupa Przemysłowa. Centrala Surowców, Dyrekcja Dóbr i Lasów, Oddział Wywozowy, Oddział Wywiadu Gospodarczego.

W następstwie traktatu brzeskiego i wystąpień antyaustriackich, ustąpienia i likwidacji Krajowej Rady Gospodarczej i jej central, a także wycofania się przedstawicieli polskich organizacji z wydziałów aprowizacyjnych, władze austriackie zostały zmuszone do ponownej reorganizacji administracji, zwłaszcza w zakresie ekspoloatacji produkcji rolnej i aprowizacji ludności. Wprowadzony 1 III 1918 r. nowy schemat organizacyjny generalnego gubernatorstwa dostosowano do nowych potrzeb. Zlikwidowano Sekcję Gospodarczą i na jej miejsce utworzono Sekcję Ekonomiczną (Oekonomische Sektion - OeS.) kierowaną przez szefa Intendentury MGG. Natomiast Oddział Gospodarczy został włączony do Sekcji Wojskowej. 1 IV 1918 r. wprowadzono również zmiany w Krajowym Komisariacie Cywilnym. Referaty zgrupowano w wydziały określone nazwiskiem kierowników. Szef sztabu odzyskał dominującą pozycję, gdyż podlegała mu nie tylko sekcja wojskowa i gospodarcza, ale także Oddział Wywiadowczy, Dyrekcja Kancelarii i Intendentura. „Dokonane reorganizacje administracji - pisał J. Lewandowski - oznaczały powrót do wojskowego sposobu wykonywania zadań gospodarczych zarządu okupacyjnego, sposobu praktykowanego w początkowym okresie okupacji. Administracja przejęła bezpośrednie wykonywanie zadań gospodarczych, co wyraźnie uwidacznia struktura sekcji gospodarczej. Ten sposób rządzenia uznano za jedynie możliwy w zmienionej traktatem brzeskim sytuacji politycznej, sytuacji, w której z Austrią przestano wiązać w Królestwie nadzieje na rozwiązanie sprawy polskiej i w której coraz wyraźniej zaczęły ujawniać się symptomy słabości i rozkładu wielonarodowościowej monarchii naddunajskiej” .

Ostatnia reorganizacja która została przeprowadzona we wrześniu 1918 r., przyniosła likwidację Sekcji Ekonomicznej i ponowne utworzenie Sekcji Gospodarczej. Według obowiązującego od 15 września schematu organizacyjnego struktura MGG przedstawiała się następująco:

1. Sekcja Wojskowa, a w niej referaty lub oddziały: Gstb - Sztabu Generalnego, II - Specjalnych Spraw Personalnych, III - Zwyczajnych Spraw Personalnych, IV - Inżynieryjno-Pionierski, V - Poczt i Telegrafów, VI - Samochodowy, VII - Transportu i Kolei, VIII - Koni i Taboru, IX - Żandarmerii, X - Grobów Wojennych, XI - Uzbrojenia i Jeńców Wojennych, XII - Obrony przed Propagandą Nieprzyjacielską, EA - Uzupełnień i Spraw Szeregowców, PW - Polskiej Siły Zbrojnej i Spraw Legionistów, FS - Duszpasterstwa, Sch - Szef Sanitarny, ZJ - Sądownictwa Wojskowego, BA - Budownictwa.

2. Sekcja Gospodarcza, a w niej Wydział Gospodarczy złożony z referatów: LDW - Rolniczy, Ap. - Aprowizacji Ludności Cywilnej, EV - Żniwny, OGST - Biuro Zakupu Owoców i Jarzyn, Sam. - Biuro Zakupu Nasion, Mopf. - Komenda Pługów Motorowych, EVZ - Centrala Spożytkowania Płodów Rolnych, ZB - Centralna Księgowość.

Poza Wydziałem Gospodarczym w sekcji tej znajdowały się jeszcze: FD - Dyrekcja Dóbr i Lasów, WVZ - Centrala Obrotu Towarami, RS - Centrala Surowców i WND - Gospodarcza Służba Wywiadowcza.

W Krajowym Komisariacie Cywilnym nie zaszły żadne zmiany.

Ponadto funkcjonowały oddziały, podlegające szefowi sztabu:

NA - Oddział Wywiadowczy.

KD - Dyrekcja Kancelarii z referatami: kancelarii i registratury prezydialnej i Sekcji Wojskowej, drukarni, Komendy Placu, Zarządem Budynków i Kompanią Sztabową.

I - Intendentura z referatami : budżetowym, aprowizacji wojska, płacy i szkód wojennych, materiałowo-kwaterunkowo-personalnym, grupą rachuby, referatem ściągania mięsa i tłuszczów, kasą, likwidaturą, biurem pożyczki wojennej i kancelarią.

Generalne Gubernatorstwo Wojskowe w Polsce przestało istnieć 3 XI 1918 r.

II. Dzieje kancelarii

Wewnętrzna struktura Generalnego Gubernatorstwo Wojskowego nie pozostawała bez wpływu na sposobie organizacji kancelarii. W miarę przekształcania urzędów, powoływania nowych resortów, likwidacji starych, przemianom podlegała też służba kancelaryjna. Wojskowy charakter generalnego gubernatorstwa w Lublinie znalazł swój wyraz w systemie kancelarii i jego znamiennej ewolucji. Zrazu był scentralizowany i obejmował kancelarie prezydialną i ogólną. Było to w pełni zgodne z podstawowymi zasadami kancelarii austriackiej, tj. podziałem akt na prezydialne i zwykłe, załatwianych i przechowywanych w różnych kancelariach i registraturach.

Na czele służb kancelaryjnych gubernatorstw wojskowych w Kielcach i Piotrkowie stał dyrektor kancelarii. Do jego obowiązków należało czuwanie nad prawidłowym przebiegiem prac kancelaryjnych, otwieranie poczty służbowej, aprobata dokumentów, ich sprawdzanie, wreszcie ekspedycja. W związku z podziałem dokumentów na prezydialne i zwykłe istniały dwie kancelarie - prezydialna (Präsidialkanzlei) i ogólna (Allgemeinekanzlei). Prowadzono oddzielne protokoły dla spraw prezydialnych i zwykłych, na czele każdego z nich stał kierownik protokołu (Protokollführer), zajmujący się także registraturą.

Z instrukcji wydanej 5 IX 1915 r. w Kielcach wynika, że w pierwszym okresie istnienia Generalnego Gubernatorstwa Wojskowego system kancelaryjny pozostał bez zmian. Na czele kancelarii stał dyrektor, któremu podlegała bepośrednio kancelaria prezydialna (Präsidiale Kanzlei). Wpływały do niej wszystkie pisma, które dyrektor uznał za ważne. Późniejszy rozwój generalnego gubernatorstwa spowodował powstanie nowych urzędów obsługiwanych przez specjalnie powołane do tego celu odrębne kancelarie. Na ich czele znajdowała się Dyrekcja Kancelarii (Kanzleidirektion), a w jej skład wchodziły: kancelaria prezydialna (Präsidial-Kanzlei), kancelaria Sekcji Wojskowej (Kanzlei der Militärsektion), drukarnia (Buchdruckerei) oraz Oddział Sztabowy (Stabsabteilung). Później doszła Komenda Placu (Platzkommando), i Zarząd Budynków (Gebäudeverwaltung) oraz Grupa Strat (Verlustgruppe) przeniesiona następnie do Sekcji Wojskowej. Na czele Dyrekcji Kancelarii stał dyrektor i do jego obowiązków należała regulacja spraw wspólnych dla wszystkich kancelarii, np. zarządzanie drukarnią i urzędzeniami do powielania, dostarczanie materiałów kancelaryjnych, ekspedycja dokumentów. Dyrektorowi kancelarii podlegała bezpośrednio kancelaria prezydialna oraz kancelaria Sekcji Wojskowej.

Kancelaria prezydialna zajmowała się aktami prezydialnymi całego generalnego gubernatorstwa. Obsługiwała Oddział Prezydialny (Präsidialabteilung), a później przejmujący jego kompetencje Oddział Wojskowy (Militärabteilung). Kancelaria prezydialna załatwiała wszystkie sprawy uznane za ważne, tzn. nie tylko Oddziału Prezydialnego czy Wojskowego, ale także innych sekcji, oddziałów i referatów.

Sprawy zwykłe wszystkich pozostałych oddziałów obsługiwała kancelaria ogólna (Allgemeine Kanzlei) kierowana przez kierownika kancelarii ogólnej. Tylko niektóre wydzielone służby i kluczowe resorty dysponowały od początku własnymi kancelariami. Funkcjonowała zatem kancelaria Intendentury, kancelaria Oddziału Wywiadowczego, kancelaria Żandarmerii i kancelaria Dyrekcji Dóbr i Lasów.

Z upływem czasu i zmniejszaniem się roli czynnika wojskowego struktury kancelaryjne stawały się coraz bardziej zróżnicowane i zdecentralizowane. W mniejszym stopniu dotyczyło to kancelarii prezydialnej, chociaż trzeba wspomnieć o nowych kancelariach powoływanych przy urzędnikach podejmujących kluczowe decyzje: szefie sztabu i komisarzu cywilnym. Decentralizacja objęła w pierwszym rzędzie kancelarię obsługującą sprawy zwykłe. W miejsce zlikwidowanej pod koniec sierpnia 1916 r. kancelarii ogólnej powstały odrębne kancelarie dla poszczególnych sekcji - Sekcji Wojskowej, Krajowego Komisariatu Cywilnego, Sekcji Gospodarczej oraz Intendentury. Własnymi kancelariami dysponowały nadal oddziały wydzielone (np. Oddział Wywiadowczy, Żandarmeria, Duszpasterstwo Polowe, Dyrekcja Dóbr i Lasów). Pojawienie się nowego typu spraw, np. udzielanie pomocy rodzinom polskich legionistów czy aprowizacja ludności wymagało powoływania nowych oddziałów np. Oddziału Polskich Sił Zbrojnych i Spraw Legionistów, które otrzymały swoje kancelarie.

Reorganizacja systemu kancelaryjnego w 1916 r. nie wpłynęła na sposób prowadzenia akt prezydialnych. Zachowały one w 1916 r. swą numerację bieżącą do końca tego roku. Natomiast z chwilą zlikwidowania kancelarii ogólnej i powołania do życia nowych kancelarii w Sekcji Wojskowej, Sekcji Gospodarczej i Krajowym Komisariacie Cywilnym dotychczasową numerację bieżacą kancelarii ogólnej przejęła kancelaria Sekcji Wojskowej, natomiast kancelarie Sekcji Gospodarczej i Cywilnego Komisariatu rozpoczęły numerację od numeru 1.

W ramach Krajowego Komisariatu Cywilnego utworzono Biuro Szefa Cywilnego (Büro des Zivilchefs - BZCH) dla spraw szczególnie ważnych. Pozostałymi sprawami komisariatu zajmowała się kancelaria ogólna sekcji. W sierpniu 1918 r. zlikwidowano tę kancelarię i utworzone odrębne kancelarie dla oddziałów i referatów.

1 V 1918 r. w związku z reorganizacją Sekcji Gospodarczej powstała wspólna kancelaria dla całej sekcji łącznie z intendenturą. W lipcu i sierpniu kolejna reorganizacja doprowadziła do wydzielenia Oddziału Gospodarczego z Sekcji Gospodarczej, podporządkowania go szefowi sztabu i przydzielenia własnej kancelarii. Odrębnymi kancelariami dysponowała również Centrala Obrotu Towarowego, Centrala Surowców, Gospodarcza Służba Wywiadowcza i Intendentura. W sierpniu 1918 r. kancelaria Sekcji Gospodarczej została rozwiązana i manipulację aktami przekazano do poszczególnych resortów. Własnymi kancelariami dysponowały nadal Oddział Wywiadowczy, Żandarmeria, Duszpasterstwo Polowe oraz Dyrekcja Dóbr i Lasów. Wszystkie placówki kancelaryjne zajmowały się protokołem, sporządzaniem czystopisów, ekspedycją i registraturą.

W kancelariach Generalnego Gubernatorstwa prowadzono kilka różnych protokołów. W pierwszym okresie sporządzano protokół prezydialny (Präs. Nr.), ogólny i intendentury (J. Nr.). Oddział Wywiadowczy, Żandarmeria oraz Dyrekcja Dóbr i Lasów miały osobne dzienniki podawcze dla spraw pozostających w ich samodzielnym zakresie działania. Począwszy od sierpnia 1916 r. w kancelarii prezydialnej prezentowano i protokółowano pisma prezydialne poprzedzając „Präs. Nr.” stosownym znakiem sekcji - M., Z., lub W. Kancelarie Sekcji Wojskowej, Krajowego Komisariatu Cywilnego, Sekcji Gospodarczej i Intendentury prowadziły własne dzienniki podawcze w prezencie umieszczając znak resortu, np. III. Nr. 1369. W niektórych resortach prowadzono dodatkowo wewnętrzny protokół (Internes Protokoll). Obsługiwał wewnętrzny obieg dokumentów w podległych placówkach i sprawy bieżące. Mogły go prowadzić tylko Centrala Spożytkowania Płodów Rolnych i Centrala Surowców, a także Kompania Pługów Motorowych dla korespondencji z podległymi oddziałami.

W Generalnym Gubernatorstwie Wojskowym funkcjonowało wiele registratur w związku z rozbudowanym systemem kancelaryjnym. Początkowo działała registratura prezydialna i ogólna. W miejsce tej ostatniej pojawiły się w sierpniu 1916 r. registratury Sekcji Wojskowej, Krajowego Komisariatu Cywilnego i Sekcji Gospodarczej. W toku postępującej decentralizacji poszczególne kancelarie oddziałowe kierowały akta do własnych registratur. Dotyczyło to Intendentury, Oddziału Gospodarczego, Centrali Obrotu Towarowego, Gospodarczej Służby Wywiadowczej oraz poszczególnych referatów Krajowego Komisariatu Cywilnego. Własnymi registraturami dysponowały również kancelarie oddziałów wydzielonych - Wywiadowczego, Żandarmerii, Dyrekcji Dóbr i Lasów, Oddziału Popierania Spraw Polskich Legionistów, Urzędu Statystycznego i Duszpasterstwa Polowego.

W registraturze wolno było składać akta spraw całkowicie załatwionych. Akta przechowywano w registraturach w układzie chronologiczno-numerowym. Wynikało to nie tylko z nakazów i instrukcji regulujących pracą kancelarii polowych, które miały porządkować akta według numerów zapisanych w dzienniku podawczym. Praca w systemie chronologiczno-numerowym była dla kancelistów łatwiejsza niż wymogi systemu rzeczowego. Akta z danego roku dzielono na wiązki, okładano twardymi okładkami, podając na wierzchniej stronie rok i krańcowe numery dokumentów. Bardzo często zawierały po 500 pism. Pracę registratury ułatwiały pomocnicze księgi kancelaryjne: indeksy rzeczowe i imienne, repertoria, księgi numerowe itp.

Instrukcje zalecały, aby do wszystkich akt prowadzić indeksy rzeczowe (Sachregister), a odnośnie pism z AOK, EOK i komend obwodowych indeksy numerowe (Nummerregister). W systemie chronologiczno-numerowym indeksy miały do odegrania istotną rolę, gdyż umożliwiały dotarcie do poszczególnych spraw. Wymagało to jednak znajomości haseł. W teorii ich dobór podawały słowniki dla personelu registratury. W praktyce używano potocznych sformułowań. Utrudniało to niewątpliwie pracę registratury. Indeksy prowadzono w zwykłych skorowidzach, nie rubrykowanych lub rubrykowanych ręcznie, bez tytułów, w których pod kolejną literą można odszukać nazwisko, miejscowość, urząd, różne hasła rzeczowe oraz nazwę dokumentu i jego numer z dziennika podawczego. Sporządzano odrębne rejestry imienne (Namenregister) i rzeczowe (Materienregister). Prowadzono także indeksy, w których zapisywano łącznie nazwiska, miejscowości i hasła różnych spraw.

Pracę registratur utrudniały częste przekształcenia organizacyjne i zmiany usytuowania poszczególnych resortów, co powodowało wędrówkę dokumentów z jednych registratur do drugich, niekiedy różnych sekcji. Tak było w przypadku Oddziału Grobów Wojennych, który z dniem 1 VIII 1917 r. został przeniesiony z Krajowego Komisariatu Cywilnego do Sekcji Wojskowej. Zmianie administracyjnego usytuowania towarzyszyło przeniesienie akt Oddziału Grobów Wojennych z registratury Krajowego Komisariatu Cywilnego do registratury Sekcji Wojskowej, gdzie miały być oddzielnie przechowywane. Istotne zmiany nastąpiły też w registraturze Krajowego Komisariatu Cywilnego. W związku z decentralizacją sekcji i przekazaniem manipulacji aktami w gestię poszczególnych resortów od 1 IX 1918 r. w registraturze miały pozostać akta najpóźniej z 1917 r. Dokumenty wystawione po 1 I 1918 r. należało przekazać resortom, z wyjątkiem resortu policyjnego (B), którego akta powinny pozostać w starych zbiorach, skąd miały być przekazywane stopniowo jako priora. Akt nie należało rozdzielać, lecz przechowywać razem z poprzednikami, co powodowało, że w registraturach znajdowały się także dokumenty z lat poprzednich i odpisy pism prezydialnych. Akta z lat 1916 i 1917 miały pozostać w ogólnej registraturze. Akta powstałe 1 września miały być składane i przechowywane w registraturach referatowych.